Dokumentation

1. Erste Schritte

Registrierung

1. Gehen Sie zu app.belegscan.com/register
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein
3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Link in der Bestätigungs-E-Mail

Geführter Einstieg

Nach der ersten Anmeldung führt BelegScan in drei kurzen Schritten durch die Einrichtung: Unternehmen und Land, gewünschte Ansicht (Einfach oder alle Funktionen) und die Wege, Belege einzureichen. Danach haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Eigenen Beleg hochladen: Nach der Verarbeitung zeigt eine Ergebnis-Karte, was BelegScan erkannt hat – Händler, Betrag, Steuer, Datum und Kategorie.
• Mit Beispielbelegen ausprobieren: Drei fertig ausgelesene Beispielbelege zeigen den Ablauf von der Prüfung bis zum Export. Sie zählen nicht gegen Ihr Kontingent, erscheinen in keinem Export und lassen sich über das Dashboard jederzeit entfernen.

Die Checkliste auf dem Dashboard zeigt die nächsten Schritte: Belege hochladen, prüfen und an den Steuerberater exportieren. Welche Funktionen im Menü erscheinen, ändern Sie später im Benutzermenü unter „Funktionen anpassen“.

Dashboard-Übersicht

Nach dem Login sehen Sie:

• Belege-Übersicht: Alle hochgeladenen Belege mit Status
• Verarbeitungs-Pipeline: Upload → OCR → Kategorisierung → Export
• Export-Bereich: DATEV, RZL FIBU, BMF, Excel Downloads
• Kategorien-Verwaltung: 50+ vordefinierte Kategorien, beliebig erweiterbar

2. Belege hochladen

Unterstützte Formate

Die maximale Dateigröße richtet sich nach Ihrem Tarif (5–50 MB pro Datei).

Upload-Methoden

Desktop-App für Windows: Ordner überwachen (Testphase)

Die BelegScan Desktop-App überwacht Ordner auf Ihrem PC oder einem Netzlaufwerk und lädt neue Belege automatisch hoch. Praktisch, wenn Ihr Scanner oder Multifunktionsgerät in einen Ordner speichert oder Sie Rechnungen aus Portalen gesammelt in einem Ordner ablegen.

1. Desktop-App im Benutzermenü unter „Desktop-App & API-Token“ herunterladen und installieren – Administratorrechte sind nicht nötig
2. Dort einen API-Token erstellen und in der App unter „Einstellungen“ einfügen, „Verbindung testen“ und speichern
3. Im Reiter „Ordner“ den Überwachungsordner hinzufügen, auf Wunsch mit „Unterordner einbeziehen“
4. „Mit Windows starten (im Hintergrund)“ aktivieren – die App läuft dann unauffällig im Infobereich der Taskleiste

• Neue Dateien werden hochgeladen, sobald sie vollständig gespeichert sind. Temporäre Dateien werden ignoriert.
• Unterstützt: PDF, JPG, PNG, HEIC, GIF, BMP, TIFF, WEBP und XML (E-Rechnung), bis 50 MB je Datei
• Bereits hochgeladene Dateien werden erkannt und nicht doppelt übertragen
• Ohne Internetverbindung versucht die App den Upload automatisch erneut. Fehlgeschlagene Uploads lassen sich mit „Fehlgeschlagene wiederholen“ neu anstoßen.
• Ihre Originaldateien bleiben unverändert im Ordner
• Ein getrenntes Netzlaufwerk wird automatisch wieder eingebunden, sobald es verfügbar ist

3. OCR-Verarbeitung

Automatische Datenextraktion

Unser OCR-System erkennt automatisch:

Verarbeitungs-Status

Mehrere Belege in einer Datei

Enthält eine Datei mehrere eigenständige Belege – etwa ein mehrseitiger Stapelscan oder mehrere Kassenbons auf einem Foto – erkennt BelegScan das automatisch und legt für jeden Beleg einen eigenen Eintrag mit eigenem Betrag, Datum und Händler an.

• Die Originaldatei bleibt unverändert erhalten und erhält den Status „Aufgeteilt“. Sie fließt nicht in Export und Auswertungen ein und zählt nicht gegen Ihr Kontingent.
• Die einzelnen Teilbelege sind mit dem Hinweis „Bitte prüfen“ markiert und im Aktionscenter unter „Aufgeteilte Belege prüfen“ gesammelt.
• In der Belegansicht sehen Sie im Abschnitt „Aufteilung“, aus welchem Sammelscan ein Beleg stammt.

4. E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD)

Unterstützte Formate

• XRechnung (XML): reine XML-Rechnungen in UBL- oder CII-Syntax – die Belegdaten (Betrag, Steuer, Lieferant, Rechnungsnummer, Fälligkeit) werden direkt aus dem XML übernommen, ganz ohne OCR – damit entfallen Lesefehler der Texterkennung.
• ZUGFeRD / Factur-X (PDF): PDF-Rechnungen mit eingebettetem XML. Das PDF durchläuft die normale Verarbeitung, zusätzlich wird das eingebettete XML geprüft.

Validierung

Jede E-Rechnung wird formal geprüft: Struktur, wesentliche Pflichtfelder nach EN 16931 und Summenregeln. Die Prüfung ersetzt keine inhaltliche Rechnungsprüfung. Das Ergebnis sehen Sie am Beleg:

• In der Beleg-Detailansicht: Sektion "E-Rechnung" mit Format, Profil, Validierungsstatus und ggf. Fehlerliste
• In der Belegliste: einblendbare Spalte "E-Rechnung" (Gültig / Fehlerhaft)

Fehlerhafte E-Rechnungen werden trotzdem übernommen – der Validierungsstatus hilft Ihnen, beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anzufordern.

5. Kategorisierung

Manuelle Kategorisierung

1. Klicken Sie auf einen Beleg in der Übersicht
2. Wählen Sie die richtige Kategorie aus dem Dropdown (tippen Sie zum Filtern, falls viele Kategorien angelegt sind)
3. Das System merkt sich Ihre Präferenzen für zukünftige Belege desselben Händlers
4. Markieren Sie als "Geschäftsausgabe" oder "Privat"

Selbstlernende Kategorisierung

BelegScan merkt sich pro Händler mehr als nur die Kategorie: Sobald Sie einen Beleg eines Händlers zweimal übereinstimmend korrigiert haben, schlägt das System für künftige Belege desselben Händlers automatisch Kategorie, Kostenstelle, MwSt-Satz und Geschäftlich/Privat-Status gemeinsam vor. Ein einzelner Ausrutscher übernimmt sich also nicht sofort – erst ab der zweiten übereinstimmenden Korrektur greift der Vorschlag.

Prüfhinweis bei unsicherer Kategorie

BelegScan bewertet bei jedem Beleg, wie sicher die automatische Kategorisierung ist. Belege mit geringer Sicherheit – z.B. wenn kein Händler erkannt wurde, nur eine Sammelkategorie passt oder die Kategorie nicht eindeutig ableitbar war – erhalten in der Belegliste das Badge "Bitte prüfen" bzw. "Kurz prüfen" mit einem kurzen Grund im Tooltip. Über den Filter "Nur unsichere Kategorien" lassen sich alle betroffenen Belege gesammelt aufrufen und kontrollieren. Händler, die Sie bereits zweimal gleich korrigiert haben, gelten als sicher zugeordnet.

Eigene Kategorien anlegen

Reichen die vordefinierten Kategorien nicht aus, können Sie eigene anlegen – z.B. "Gebäudekosten" für eine spezielle Aufteilung von Nebenkosten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kategorien
2. Klicken Sie auf "Neue Kategorie"
3. Vergeben Sie einen Namen, legen Sie die steuerliche Absetzbarkeit (in %) fest
4. Optional: Hinterlegen Sie einen festen MwSt-Satz für diese Kategorie
5. Die neue Kategorie steht ab sofort überall zur Auswahl bereit

6. Schnellbearbeitung & Stapel-Aktionen

Schnellbearbeitung (Quick Edit)

Direkt aus der Belegliste können Sie einzelne Belege in einem Vollbild-Fenster mit Belegvorschau bearbeiten – ohne die Liste zu verlassen. Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben einem Beleg: links die Original-Belegvorschau (PDF oder Bild), rechts alle Felder in vier übersichtlichen Gruppen:

• Beleg: Belegtyp, Rechnungsnummer, Beleg- und Buchungsdatum, Händler, USt-ID und IBAN des Lieferanten
• Beträge & Steuer: Brutto, Netto, MwSt. – Netto und MwSt. werden beim Ändern von Bruttobetrag oder Steuersatz automatisch live berechnet; dazu Steuerschema, Reverse Charge, Steuerbefreiung, Kleinunternehmer
• Zuordnung: Kategorie, Einnahme/Ausgabe, Kostenstelle, Geschäftsausgabe, Buchungsvermerk
• Zahlung: Zahlungsstatus (offen/bezahlt), Fälligkeitsdatum, Zahlungsart, Skonto-Prozentsatz und Skonto-Frist

Über den Schalter "Beim Speichern als geprüft markieren" (standardmäßig aktiv) entscheiden Sie, ob der Beleg gleichzeitig für die Buchhaltung freigegeben wird – oder ob Sie nur zwischenspeichern möchten. Das System merkt sich Kategorie, Kostenstelle und Steuersatz je Händler für zukünftige Belege.

Stapel-Aktionen (mehrere Belege gleichzeitig)

Markieren Sie mehrere Belege über die Checkboxen in der Liste – oben erscheint das Menü "Stapel-Bearbeitung":

• Felder ändern: ein Dialog für alles – Kategorie, Kostenstelle, Steuersatz, Einnahme/Ausgabe, Buchungsdatum, Steuerschema und Geschäftlich/Privat. Nur ausgefüllte Felder werden angewendet, alles andere bleibt unverändert. Bei Steuersatz-Änderung werden Netto und MwSt. je Beleg neu berechnet.
• Als geprüft markieren: gibt alle markierten Belege in einem Schritt für die Buchhaltung frei
• Als bezahlt markieren: setzt alle offenen Rechnungen der Auswahl auf "bezahlt"
• Excel exportieren / Duplikate bereinigen: im Menü "Export & Bereinigung"

Stapel-Review

Für größere Mengen an Belegen empfiehlt sich der Stapel-Review-Modus: Sie arbeiten sich Beleg für Beleg durch alle noch unbearbeiteten Einträge, ohne zwischendurch zur Liste zurückkehren zu müssen.

• Vor- und Zurück-Navigation zwischen Belegen
• Automatische Vorschläge basierend auf früheren Kategorisierungen desselben Händlers
• Fortschrittsanzeige über alle zu bearbeitenden Belege
• Belege können während des Reviews auch als "Anhang" markiert werden (z.B. Begleitschreiben statt eigener Kostenbeleg)

7. Verifizierung & Korrektur

Beleg-Details überprüfen

Vor dem Export sollten Sie jeden Beleg kurz überprüfen:

Korrekturen durchführen

Falls die OCR etwas falsch erkannt hat:

1. Klicken Sie auf das zu korrigierende Feld
2. Geben Sie den korrekten Wert ein
3. Speichern Sie mit "Änderungen speichern"
4. Markieren Sie als "Verifiziert" wenn alles stimmt

8. Offene Rechnungen & Skonto

BelegScan erkennt Zahlungsziele und Skonto-Angebote automatisch beim Einlesen der Rechnung und macht daraus ein kleines Forderungsmanagement:

• Dashboard-Widget "Offene Rechnungen": Anzahl und Summe offener Rechnungen, überfällige Beträge und die mögliche Skonto-Ersparnis auf einen Blick
• Fälligkeits-Erinnerung: 3 Tage vor Fälligkeit erhalten Sie automatisch eine Erinnerung – inkl. Hinweis auf ablaufende Skonto-Fristen
• Belegliste: Spalten "Fällig" und "Zahlung" (einblendbar), Filter nach Offen / Überfällig / Bezahlt
• Als bezahlt markieren: per Klick am Beleg, in der Schnellbearbeitung oder als Stapel-Aktion

9. Wiederkehrende Belege

Die Seite "Wiederkehrende Belege" erkennt Abos, Mieten und Dauerrechnungen automatisch – wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Grundlage sind Ihre Belege: Kommt ein Händler regelmäßig mit ähnlichem Betrag vor, wird er als Serie geführt.

• Fehlende Belege: Lücken in der Serie werden markiert – z.B. "Telekom: 06/2026 fehlt". So sehen Sie sofort, welche Belege Sie noch besorgen müssen.
• Serien-Übersicht: Rhythmus, typischer Betrag, nächster erwarteter Termin und Anzahl offener Lücken je Händler
• Filter: nur Serien mit Lücken, nach Rhythmus oder Status
• Automatische Meldung: Kommt eine neue Lücke hinzu, erhalten Sie einmal täglich eine Zusammenfassung per E-Mail und in der Glocke oben rechts – pro Zeitraum nur einmal
• Serie ignorieren oder stummschalten: Beendete Abos ausblenden oder Meldungen für 3 Monate pausieren
• Erinnerung anlegen: direkt aus der Serie eine Erinnerung erstellen – zu finden im Benutzermenü unter „Meine Erinnerungen“

10. Kreditorenverwaltung

Kreditor anlegen

1. Gehen Sie zu "Kreditoren" in der Navigation
2. Klicken Sie auf "Neuer Kreditor"
3. Füllen Sie die Felder aus: Lieferantenname (Pflicht), Kreditorenkonto (Pflicht), USt-IdNr. und Adresse
4. Speichern – der Kreditor steht ab sofort zur automatischen Zuordnung bereit

Automatische Zuordnung beim Export

Sobald der Händlername eines Belegs mit einem hinterlegten Kreditor übereinstimmt, wird beim DATEV- oder RZL-Export automatisch dessen individuelle Kontonummer verwendet – statt des allgemeinen Kreditoren-Sammelkontos aus den Export-Einstellungen.

Kreditoren aus DATEV/Buchhaltung importieren

Über "CSV importieren" in der Kreditorenliste lässt sich ein bestehender Lieferantenstamm auf einmal übernehmen: Semikolon-getrennte CSV-Datei mit den Spalten Kontonummer und Name hochladen – vorhandene Kreditoren mit gleicher Kontonummer werden dabei aktualisiert, neue werden angelegt.

11. Kostenstellen

Definieren Sie beliebig viele Kostenstellen, um Belege Projekten, Abteilungen oder Standorten zuzuordnen.

Kostenstellen einrichten

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kostenstellen
2. Legen Sie Nummer und Bezeichnung jeder Kostenstelle fest
3. Optional: Kostenstelle als Pflichtfeld für jeden Beleg festlegen

Die Kostenstelle wird beim Beleg-Review zugewiesen und automatisch in alle Buchungszeilen und Exporte (DATEV, RZL FIBU, Lexware u.a.) übernommen.

12. Export & DATEV

DATEV-Export

1. Gehen Sie zum "Export"-Bereich
2. Wählen Sie "DATEV-Format" als Export-Typ (mit oder ohne Belegbilder)
3. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum
4. Optional: Filter "Nur noch nicht exportierte Belege" aktivieren, um Dubletten beim laufenden Monatsabschluss zu vermeiden
5. Klicken Sie "Export erstellen"
6. Laden Sie die CSV-Datei (und ggf. ZIP mit Belegbildern) herunter
7. Importieren Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

Wann Buchungszeilen entstehen

OCR und Kategorisierung füllen zunächst die Belegdaten (Händler, Betrag, MwSt., Datum, Kategorie). Die Buchungszeilen – Aufwandskonto, Vorsteuer und Gegenkonto 1600 – werden erzeugt, sobald der Beleg freigegeben wird: über die Stapelprüfung, die Schnellbearbeitung oder „Als verarbeitet markieren“ in der Belegansicht. Sie werden als Entwurf angelegt und sind nach der Prüfung exportierbar. Das gilt auch, wenn Sie mehrere Belege per Stapel-Aktion „Als geprüft markieren“ freigeben.

Ändern Sie einen bereits freigegebenen Beleg (z.B. Betrag, Steuersatz oder Kategorie), werden die Buchungszeilen automatisch angepasst – der Export enthält immer die aktuellen Werte.

Rechnungen mit mehreren Kategorien

Enthält eine Rechnung Positionen aus unterschiedlichen Bereichen – z.B. Büromaterial und Software auf einer Rechnung –, wird je Kategorie eine eigene Aufwandszeile gebucht. Betrag, Steuer und Netto werden anteilig nach den Positionen aufgeteilt. Bei Rechnungen mit nur einer Kategorie bleibt es bei einer Buchungszeile.

Belege mit mehreren Steuersätzen

Weist ein Beleg mehrere Steuersätze aus – z.B. 7 % und 19 % auf einem Supermarkt-Bon oder Speisen und Getränke auf einer Restaurantrechnung –, liest BelegScan die Aufteilung mit aus und bucht je Steuersatz eine eigene Aufwandszeile mit eigener Vorsteuer. In der Belegansicht zeigt der Abschnitt „Mehrwertsteuer-Aufteilung“ Satz, Netto und Steuer je Zeile. Passt die Summe der Aufteilung nicht zum Gesamtbetrag, wird nicht aufgeteilt und der Beleg erhält einen Prüfhinweis.

Unter Einstellungen → Kontenplan können Sie je Kategorie und Steuersatz ein eigenes Aufwandskonto hinterlegen (z.B. 3300 für Wareneingang 7 %, 3400 für 19 %). Zeilen ohne Steuersatz gelten wie bisher für alle Sätze.

Tagesabschlüsse aus der Kasse (Z-Bon)

Wer eine Registrierkasse nutzt, kann unter Einstellungen → Kontenplan → „Kassenabrechnung (Z-Bon)“ die Verarbeitung von Tagesabschlüssen einschalten und das Kassenkonto festlegen. BelegScan erkennt Z-Bons und Z-Berichte dann automatisch und bucht sie als Tageseinnahme: Kasse an Erlöse und Umsatzsteuer, aufgeteilt nach Steuersatz. Nicht enthalten sind Kassenbuch, Kassensturz und die Trennung nach Bar- und Kartenzahlung.

DATEV-Steuerschlüssel anpassen

Unter Konfiguration → Buchhaltung → „DATEV-Steuerschlüssel (BU)“ legen Sie fest, welcher BU-Schlüssel je Steuersatz in den Buchungsstapel geschrieben wird (Vorsteuer 19 %/7 %, Österreich 20/13/10 %, innergemeinschaftlicher Erwerb, Reverse Charge). Ohne Eingabe gelten die DATEV-Standardschlüssel. So passt der Export auch zu abweichend eingerichteten Kanzlei-Mandanten.

Individueller Kontenplan

Unter Einstellungen → Kontenplan können Sie pro Kategorie ein eigenes Aufwandskonto hinterlegen. Dieses Konto wird beim Export (DATEV EXTF, RZL FIBU) automatisch anstelle des Standardkontos verwendet – ohne manuelles Nacharbeiten. Die in der Belegübersicht angezeigten Buchungszeilen behalten den Standard-Kontovorschlag.

Belege sperren nach Export

Exportierte Belege werden automatisch gesperrt und können in ihren Buchungsdaten (Datum, Betrag, Steuer, Konten) nicht mehr verändert werden. Zahlungsstatus und Kommentare bleiben pflegbar. Eine Korrektur ist danach nur noch über eine Storno-Buchung möglich.

Export-Einstellungen werden gespeichert

Format, Zeitraum und Filter werden nach jedem Export automatisch für den nächsten Export vorbelegt – so müssen Sie wiederkehrende Einstellungen nicht jedes Mal neu setzen.

Weitere Export-Formate

Bei jedem Format lässt sich zusätzlich eine Excel-Übersicht beilegen. Der CSV-/Excel-Standardexport kann optional das Aufwandskonto je Beleg mit ausgeben.

Die Zugangsdaten für Lexware Office und sevDesk hinterlegen Sie unter Konfiguration → Cloud-Anbindungen. Sie werden verschlüsselt gespeichert; Buchungskonten lassen sich direkt aus dem verbundenen Konto auswählen.

15. Reports & Analytics

Neben dem reinen Export für die Buchhaltung bietet BelegScan eigene Auswertungen für den schnellen Überblick über Ihre Finanzen – ganz ohne Umweg über DATEV oder Excel.

Report erstellen

1. Gehen Sie zum Export-Bereich
2. Wählen Sie den gewünschten Report (Einnahmen & Ausgaben oder Gewinnübersicht)
3. Legen Sie Zeitraum (monatlich, quartalsweise, jährlich) und Jahr fest
4. Der Report wird als Excel-Datei zum Download bereitgestellt

16. Für Steuerberater & Buchhalter

Steuerberater-Zugang

Mandanten können ihren Steuerberater direkt einladen ("Steuerberater einladen" in der Navigation). Der Steuerberater erhält einen zeitlich begrenzten, tokenbasierten Zugang mit eigenem Dashboard – ganz ohne eigenes BelegScan-Konto:

• Einsicht in alle Belege des Mandanten inklusive Originaldateien
• Direkter Export in DATEV, RZL FIBU & Co.
• Notizen an einzelnen Belegen hinterlassen (Rückfragen, Korrekturen)

Beleg-Kommunikation statt E-Mail-Pingpong

Steuerberater-Notizen erscheinen direkt am Beleg – mit Typ (Korrektur erforderlich, Rückfrage, Information, Freigegeben). Der Mandant wird per E-Mail benachrichtigt und antwortet direkt am Beleg. So bleibt die gesamte Abstimmung dokumentiert und dem richtigen Beleg zugeordnet.

Empfohlener Monatsabschluss-Workflow

1. Vollständigkeit prüfen: Seite "Wiederkehrende Belege" öffnen – fehlende Monatsbelege über "Belege anfordern" beim Mandanten anfordern
2. Belege durchsehen: Filter "Nicht geprüft" in der Belegliste, dann per Schnellbearbeitung korrigieren (Netto/MwSt. werden live berechnet) oder per Stapel-Aktion "Als geprüft markieren"
3. Steuer-Sonderfälle kontrollieren: EU-/Reverse-Charge-Belege prüfen
4. Exportieren: DATEV/RZL-Export mit Filter "Nur noch nicht exportierte Belege" – Belege werden dabei automatisch festgeschrieben

Partnerportal für Kanzleien

Steuerberater und Buchhalter verwalten alle Mandanten zentral im Partnerportal. Der Unterschied liegt im Einstieg:

• Steuerberater laden Mandanten per Einladungslink ein. Der Mandant richtet sein Konto selbst ein und lädt seine Belege hoch.
• Buchhalter legen Mandanten direkt an – einzeln oder per Liste. Die Zugangsdaten werden automatisch versendet.

Unter „Schnellguide“ im Partnerportal finden beide Rollen eine passende Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Demodaten zum Ausprobieren: Auf dem Dashboard des Partnerportals lassen sich zwei Beispiel-Mandanten mit Belegen, Rückfragen, Beleg-Anforderung und abgeschlossenem Monat laden. So können Sie alle Abläufe testen, bevor der erste echte Mandant startet. Die Demodaten lassen sich jederzeit ausblenden oder vollständig entfernen und zählen nicht als erledigte Einrichtungsschritte.

Rückfragen zu Belegen

Die Kanzlei stellt eine Rückfrage direkt am Beleg. Der Mandant wird per E-Mail benachrichtigt und findet alle offenen Fragen unter „Rückfragen“ in seinem Konto – gut sichtbar in einer eigenen Kanzlei-Box oben in der Seitenleiste, mit Anzahl der offenen Punkte. Nach der Antwort sieht die Kanzlei die Rückfrage als beantwortet und kann sie abschließen.

Fehlende Belege anfordern

Kanzleien können Belege für einen bestimmten Monat bei einem oder mehreren Mandanten anfordern. Mandanten sehen offene Anforderungen unter „Angeforderte Belege“ und laden die Belege wie gewohnt hoch.

Mit der automatischen Monatserinnerung erhalten alle Mandanten an einem festgelegten Tag eine Erinnerung an die Belege des Vormonats – mit einem eigenen Text der Kanzlei.

Monatsabschluss & Sammel-Export

• Die Monatsübersicht zeigt je Mandant, welche Monate offen, exportbereit oder abgeschlossen sind.
• Mehrere Monate lassen sich gesammelt abschließen. Werden danach noch Belege hochgeladen, wird der Monat markiert.
• Der Sammel-Export über alle Mandanten läuft im Hintergrund. Nach Fertigstellung erscheint eine Benachrichtigung mit Download.
• In der Export-Historie bleiben Exporte 30 Tage zum erneuten Herunterladen verfügbar.

17. Problemlösung

Häufige Probleme

Support kontaktieren

19. Belege per E-Mail einreichen

Belege müssen nicht immer manuell hochgeladen werden: Sie können Rechnungen per E-Mail an BelegScan weiterleiten oder direkt vom Lieferanten dorthin senden lassen.

Eigene Beleg-E-Mail-Adresse

Jeder Mandant erhält eine eigene, feste E-Mail-Adresse für den Belegeingang. Sie finden sie unter Konfiguration → E-Mail-Upload. Dort lässt sich auch eine neue Adresse erzeugen – die bisherige funktioniert danach nicht mehr.

Was verarbeitet wird

• Anhänge im Format PDF, JPG, PNG, HEIC, GIF, BMP, TIFF oder XML (XRechnung) werden als neue Belege angelegt – bis zu 20 Anhänge je E-Mail
• Als Anlage weitergeleitete E-Mails (Outlook, Apple Mail, Thunderbird) werden entpackt und die darin enthaltenen Belege übernommen
• Kleine Bilder aus der E-Mail-Signatur (Logos, Social-Media-Symbole) werden ignoriert
• Bereits vorhandene Belege (identischer Datei-Inhalt) werden als Duplikat erkannt und nicht doppelt angelegt
• Jeder Beleg durchläuft anschließend die normale Verarbeitung – wie bei einem manuellen Upload
• Rechnungen, die nur als Link oder im Text der E-Mail stehen, sowie ZIP-Archive werden nicht übernommen

Rückmeldung

• Glocke oben rechts: Nach jeder verarbeiteten E-Mail erscheint eine Meldung mit der Anzahl übernommener Belege und einem Link auf die Belegliste, gefiltert nach Quelle „E-Mail“.
• Bestätigung per E-Mail: Ist der Absender ein Benutzer Ihres BelegScan-Kontos, erhält er eine Antwort mit dem Ergebnis je Datei – auch mit dem Grund, wenn ein Anhang nicht übernommen wurde. Fremde Absender, etwa Lieferanten, erhalten keine Antwort.
• Hinweis bei Problemen: Konnte eine E-Mail eines fremden Absenders nicht übernommen werden – kein Beleg-Anhang oder Kontingent erschöpft –, erscheint ein Hinweis in der Glocke.