Dokumentation
Vollständige Anleitung für die professionelle Belegverarbeitung mit BelegScan
1. Erste Schritte
Schnellstart
Registrieren → Beleg hochladen → Kategorisieren → DATEV exportieren
Registrierung
- Gehen Sie zu app.belegscan.com/register
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein
- Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Link in der Bestätigungs-E-Mail
Dashboard-Übersicht
Nach dem Login sehen Sie:
- Belege-Übersicht: Alle hochgeladenen Belege mit Status
- Verarbeitungs-Pipeline: Upload → OCR → Kategorisierung → Export
- Export-Bereich: DATEV, Excel, CSV Downloads
- Kategorien-Verwaltung: 50+ vordefinierte Kategorien
3. Belege hochladen
Unterstützte Formate
📄 PDF-Dateien
- • Original-PDF-Rechnungen
- • Gescannte PDFs
- • Max. 10 MB pro Datei
📸 Bilder
- • JPG, PNG, WEBP
- • Handy-Fotos von Kassenbons
- • Automatische Bildverbesserung
Upload-Methoden
1. Drag & Drop
Ziehen Sie Dateien direkt in den Upload-Bereich
2. Datei-Browser
Klicken Sie "Dateien auswählen" und wählen Sie mehrere Dateien
3. Handy-Kamera
Direktes Fotografieren über die Web-App (mobil)
📸 Foto-Tipps für beste OCR-Ergebnisse
- • Gut beleuchteten Ort wählen
- • Beleg vollständig und gerade fotografieren
- • Schatten und Reflexionen vermeiden
- • Ausreichend Kontrast zwischen Text und Hintergrund
4. OCR-Verarbeitung
Automatische Datenextraktion
Unser OCR-System erkennt automatisch:
Grunddaten
- ✓ Datum der Rechnung
- ✓ Händler/Lieferant
- ✓ Rechnungsnummer
- ✓ Gesamtbetrag
Steuer-Details
- ✓ MwSt-Satz (7%, 19%, 20%)
- ✓ MwSt-Betrag
- ✓ Netto-Betrag
- ✓ Brutto-Betrag
Verarbeitungs-Status
Warteschlange: Beleg wartet auf Verarbeitung
Verarbeitung: OCR läuft gerade
Abgeschlossen: Daten extrahiert, bereit zur Überprüfung
Fehler: OCR fehlgeschlagen, manuelle Eingabe nötig
5. Kategorisierung
🤖 Automatische Kategorisierung
Das System erkennt über 50 Kategorien automatisch anhand von Keywords.
Manuelle Kategorisierung
- Klicken Sie auf einen Beleg in der Übersicht
- Wählen Sie die richtige Kategorie aus dem Dropdown
- Das System merkt sich Ihre Präferenzen für zukünftige Belege
- Markieren Sie als "Geschäftsausgabe" oder "Privat"
6. Verifizierung & Korrektur
Beleg-Details überprüfen
Vor dem Export sollten Sie jeden Beleg kurz überprüfen:
📊 Beträge
- • Stimmt der Gesamtbetrag?
- • Ist der MwSt-Satz korrekt?
- • Passt die Netto/Brutto-Aufteilung?
🏪 Händler-Info
- • Wurde der Händler richtig erkannt?
- • Ist das Datum korrekt?
- • Stimmt die Rechnungsnummer?
🏷️ Kategorisierung
- • Ist die Kategorie passend gewählt?
- • Geschäftlich oder privat?
Korrekturen durchführen
Falls die OCR etwas falsch erkannt hat:
- Klicken Sie auf das zu korrigierende Feld
- Geben Sie den korrekten Wert ein
- Speichern Sie mit "Änderungen speichern"
- Markieren Sie als "Verifiziert" wenn alles stimmt
7. Export & DATEV
💡 Export-Bereit
Alle verifizierten Belege können direkt in Ihre Buchhaltungssoftware importiert werden.
DATEV-Export
- Gehen Sie zum "Export"-Bereich
- Wählen Sie "DATEV-Format" als Export-Typ
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum
- Klicken Sie "Export erstellen"
- Laden Sie die CSV-Datei herunter
- Importieren Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Weitere Export-Formate
🇩🇪 Deutschland
- • DATEV Buchungsstapel
- • DATEV Stammdaten
- • Lexware Deutschland
- • Excel/CSV Standard
🇦🇹 Österreich
- • BMF-RKSV Format
- • Lexware Österreich
- • SAP Austria
- • WinLine ERP
8. Problemlösung
Häufige Probleme
❌ OCR erkennt nichts
Ursachen:
- • Schlechte Bildqualität (unscharf, zu dunkel)
- • Beleg nicht vollständig im Bild
- • Starke Schatten oder Reflexionen
Lösungen:
- • Beleg nochmal mit besserer Beleuchtung fotografieren
- • PDF-Version verwenden falls verfügbar
- • Daten manuell eingeben
❌ Falsche Kategorisierung
Ursachen:
- • Händler nicht in der Keyword-Datenbank
- • Mehrdeutige Bezeichnung
Lösungen:
- • Kategorie manuell korrigieren
- • System lernt aus Ihren Korrekturen
❌ DATEV-Import funktioniert nicht
Ursachen:
- • Falsches DATEV-Format gewählt
- • Kontenrahmen stimmt nicht überein
- • Datum außerhalb des Wirtschaftsjahres
Lösungen:
- • "DATEV Buchungsstapel" Format verwenden
- • Kontenrahmen in DATEV prüfen
- • Bei Problemen: Excel-Export nutzen und manuell importieren
Support kontaktieren
Wenn Sie weitere Hilfe benötigen:
- 📧 E-Mail: support@belegscan.com
- 📱 Feedback: Usermenü in der App (rechts Oben) -> Feedback