Allgemeine Geschäftsbedingungen

1.1 Anbieter
Nibsy Tech Ltd
71-75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
E-Mail: kontakt@belegscan.com

1.2 Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Leistungen der Nibsy Tech Ltd über die Website belegscan.com und die dazugehörige Web-Anwendung („BelegScan").

1.3 Vertragssprache
Die Vertragssprache ist Deutsch. Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieser AGB.

2.1 Service
BelegScan bietet einen cloudbasierten Service zur automatischen Verarbeitung von Belegen, Rechnungen und Quittungen. Hierfür werden kombinierte OCR-Verfahren (z. B. Tesseract) und KI-gestützte Auswertungsmethoden eingesetzt.

2.2 Funktionsumfang

• Upload von Belegbildern und PDF-Dateien (einschließlich mehrseitiger Dokumente)
• Automatische Texterkennung und Datenextraktion (Datum, Betrag, Steuern, Händler u. a.)
• Optionale Kategorisierung und Kontenzuordnung
• Export in verschiedene Formate (z. B. Excel, CSV, DATEV-Formate)
• Unterstützung buchhaltungsnaher Logiken nach deutschen Standards

2.3 Verfügbarkeit
Wir streben eine Verfügbarkeit von 99 % im Jahresdurchschnitt an. Ausgenommen sind geplante Wartungszeiten, die im Voraus angekündigt werden, sowie Zeiten, in denen der Dienst aufgrund von Umständen, die wir nicht zu vertreten haben (z. B. höhere Gewalt, Ausfall von Drittanbietern), nicht verfügbar ist.

BelegScan nutzt KI-gestützte Systeme zur automatischen Datenauslesung. Diese Verarbeitung ist technisch notwendiger Bestandteil der Kernleistung. Ohne diese automatisierte Verarbeitung kann der Service nicht im vorgesehenen Umfang genutzt werden.

3.1 Registrierung
Der Vertrag kommt durch die erfolgreiche Registrierung eines Nutzerkontos und die Bestätigung der E-Mail-Adresse zustande.

3.2 Kostenloser Plan
Der kostenlose Plan hat keine Mindestlaufzeit und kann jederzeit mit Wirkung zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode gekündigt werden.

3.3 Kostenpflichtige Pläne
Kostenpflichtige Abonnements laufen jeweils für die gewählte Periode (z. B. monatlich oder jährlich) und verlängern sich automatisch, sofern nicht bis 7 Tage vor Ablauf gekündigt wird.

3.4 Test- und Promoangebote
BelegScan kann zeitlich begrenzte, kostenfreie Testphasen oder Promoangebote (z. B. ein kostenloser Monat mit begrenztem Belegkontingent) bereitstellen. Umfang und Dauer solcher Angebote werden jeweils im Rahmen der Aktion kommuniziert. Testzugänge enden automatisch oder gehen – sofern ausdrücklich so kommuniziert und von Ihnen bestätigt – in ein kostenpflichtiges Abonnement über.

Registriert sich ein Nutzer über einen Partner, kommt der Vertrag ausschließlich zwischen dem Nutzer und der Nibsy Tech Ltd zustande. Partner handeln lediglich vermittelnd. Ein Zugriff des Partners auf Daten erfolgt nur nach ausdrücklicher Freigabe durch den Nutzer.

4.1 Preise
Die aktuellen Preise sind auf der Website ersichtlich. Alle Preise verstehen sich, sofern nicht anders ausgewiesen, inklusive der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer.

4.2 Zahlungsabwicklung über Mollie
Die Abrechnung erfolgt im Voraus zum Beginn der jeweiligen Abrechnungsperiode. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Niederlande. Die im Bestellprozess angezeigten Zahlungsarten (z. B. Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder andere über Mollie angebotene Verfahren) stehen zur Verfügung.

4.3 Zahlungsverzug
Bei Zahlungsverzug sind wir berechtigt, den Service zu sperren oder in seinem Umfang zu beschränken. Für die Dauer einer berechtigten Sperrung wegen Zahlungsverzugs besteht kein Anspruch auf Nutzung des Services oder Rückerstattung bereits gezahlter Entgelte.

5.1 Monatliche Kontingente

• Starter (€9/Monat): 100 Belege pro Monat
• Professional (€19/Monat): 1000 Belege pro Monat
• Business (€49/Monat): 3500 Belege pro Monat

5.2 Nicht übertragbare Kontingente
Nicht verbrauchte Upload-Kontingente verfallen am Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode und können nicht auf die nächste Periode übertragen werden. Eine Rückerstattung für nicht genutzte Kontingente ist ausgeschlossen.

5.3 Überschreitung der Kontingente
Bei Überschreitung des monatlichen Kontingents kann der Upload automatisch gesperrt oder auf ein kostenpflichtiges Mehrkontingent bzw. ein höheres Paket umgestellt werden, sofern ein entsprechendes Angebot besteht und von Ihnen gebucht wird.

5.4 Dateibeschränkungen

• Maximale Dateigröße: 5 MB pro Datei
• Unterstützte Formate: JPG, PNG, PDF, WEBP
• Empfohlene maximale Auflösung: 4000 × 4000 Pixel

6.1 Nutzungsrecht
Der Nutzer erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht am Service für die Dauer des Vertragsverhältnisses.

6.2 Verbotene Nutzung
Der Nutzer verpflichtet sich insbesondere, Folgendes zu unterlassen:

• den Service für rechtswidrige Zwecke zu nutzen,
• Malware oder sonstigen schädlichen Code hochzuladen,
• automatisierte Zugriffe (Bots, Skripte) ohne vorherige Zustimmung vorzunehmen,
• technische Schutzmaßnahmen oder Upload-Grenzen zu umgehen.

6.3 Datensicherheit
Der Nutzer ist verantwortlich für die Vertraulichkeit seiner Zugangsdaten und hat BelegScan bei Verdacht auf Missbrauch unverzüglich zu informieren.

7.1 Art der Verarbeitung
Hochgeladene Belege (z. B. Bilder oder PDF-Dateien) werden automatisiert verarbeitet, um Inhalte wie Datum, Betrag, Händler oder Steuersätze auszulesen. Hierfür werden OCR-Verfahren (z. B. Tesseract) sowie KI-gestützte Auswertungen eingesetzt. Diese automatisierte Verarbeitung ist für den Kernfunktionsumfang von BelegScan technisch erforderlich und Bestandteil der vertraglich geschuldeten Leistung.

7.2 Verarbeitung auf Servern in der EU
Hochgeladene Belege und daraus extrahierte Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Die Speicherung der Originaldateien erfolgt in einem EU-Rechenzentrum (Deutschland). System- und Nutzungsdaten werden ebenfalls ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet.

Die Nibsy Tech Ltd hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich. Für Datenübermittlungen zwischen der EU/dem EWR und dem Vereinigten Königreich gilt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

7.3 KI-Verarbeitung (EU-Region)
Zur Umsetzung der automatischen Belegerkennung (OCR-Analyse, Extraktion, Kategorisierung) kann BelegScan KI-Services von Drittanbietern einsetzen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen der Nutzung von BelegScan typischerweise auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und automatisierten Belegverarbeitung). Eine gesonderte Einwilligung ist für diesen Leistungsumfang in der Regel nicht erforderlich.

7.4 Speicherdauer

• Originaldateien (Belegbilder/PDFs): in der Regel 30 Tage nach Upload
• Extrahierte Daten: bis zur aktiven Löschung durch den Nutzer
• Account-Daten: bis zur Vertragskündigung und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtliche Vorgaben) bestehen, werden betroffene Daten entsprechend länger gespeichert.

7.5 Datenlöschung
Der Nutzer kann jederzeit einzelne Belege oder seinen gesamten Account löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nach Beendigung des Vertrags werden die Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums, in der Regel innerhalb von 30 Tagen, endgültig gelöscht oder anonymisiert.

8.1 OCR- und KI-Genauigkeit
BelegScan strebt eine hohe Genauigkeit der OCR- und KI-Erkennung an, kann jedoch keine 100 %ige Korrektheit garantieren. Der Nutzer ist verpflichtet, die extrahierten Daten vor Verwendung in seiner Buchhaltung oder gegenüber Dritten zu überprüfen.

8.2 Haftungsbeschränkung
Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, sofern keine wesentlichen Vertragspflichten (Kardinalpflichten) verletzt werden. Bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder sonstige Vermögensschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

8.3 Datenverlust
Wir erstellen regelmäßige Backups nach dem Stand der Technik, übernehmen jedoch keine Garantie für den ausnahmslosen Erhalt sämtlicher Daten. Der Nutzer ist angehalten, wichtige Daten zusätzlich in eigener Verantwortung zu sichern.

Zur Bereitstellung unseres Dienstes setzen wir ausgewählte technische Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten.

• Hosting- und Speicherinfrastruktur innerhalb der EU
• OCR- und KI-Verarbeitungsdienste zur Belegauswertung
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister für System- und Transaktionsnachrichten

Diese Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und nur soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

9.1 Ordentliche Kündigung
Beide Parteien können den Vertrag jederzeit mit Wirkung zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode kündigen. Die Kündigung muss mindestens 7 Tage vor Ablauf der Abrechnungsperiode erfolgen.

9.2 Außerordentliche Kündigung
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:

• erheblichen oder wiederholten Verstößen gegen diese AGB,
• anhaltendem Zahlungsverzug trotz Mahnung,
• Missbrauch oder Manipulation des Services.

9.3 Folgen der Kündigung
Nach Vertragsbeendigung wird der Zugang zum Nutzerkonto gesperrt. Daten werden gemäß § 7 innerhalb eines angemessenen Zeitraums gelöscht. Eine Rückerstattung bereits gezahlter Gebühren erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

10.1 Änderungsrecht
Wir behalten uns vor, diese AGB bei Bedarf zu ändern, sofern die Änderungen für den Nutzer zumutbar sind. Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform (z. B. per E-Mail) mitgeteilt.

10.2 Widerspruchsrecht
Der Nutzer kann den Änderungen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung widersprechen. Widerspricht der Nutzer, gilt der Vertrag unter den bisherigen Bedingungen bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode fort und endet anschließend, sofern keine anderweitige Vereinbarung getroffen wird.

11.1 Anwendbares Recht
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

11.2 Gerichtsstand
Sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz eines von BelegScan benannten zuständigen Gerichts in Deutschland. Zwingende gesetzliche Regelungen zu ausschließlichen Gerichtsständen bleiben unberührt.

11.3 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

11.4 EU-Streitschlichtung
Plattform der EU-Kommission zur Online-Streitbeilegung: https://ec.europa.eu/consumers/odr/
Wir sind nicht verpflichtet und grundsätzlich nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.