Mandanten direkt anlegen
Neuen Mandanten in Sekunden anlegen. Login-Daten werden automatisch generiert und per E-Mail versendet — kein manueller Einladungsflow nötig.
FÜR BUCHHALTER
Buchhaltung für mehrere Mandanten
Für interne Buchhalter und Buchhaltungsbüros: Alle Mandanten in einem System, DACH-Exportformate und ein DSGVO-konformer AVV direkt integriert.
Buchhalter-Zugang beantragen
IHR ALLTAG ALS BUCHHALTER
Weniger Aufwand für Sie und Ihre Mandanten
Belege manuell aus E-Mails und Ordnern zusammensuchen, für jeden Mandanten einzeln exportieren und aufbereiten, Rückfragen bei unleserlichen oder unvollständigen Belegen — das kostet Buchhaltern jeden Tag Zeit. Mit BelegScan laufen alle Mandanten zentral in einem System, mit automatischer Erkennung und fertigen DACH-Exportformaten.
Schneller Mandantenwechsel
Zwischen Mandanten wechseln ohne Logout. Alle Mandanten in einer Übersicht mit Belegstatus auf einen Blick.
Bulk-Export
Alle Mandanten in einem ZIP exportieren. Pro Mandant ein separater Ordner mit dem gewählten Format (DATEV, BMD, Abacus oder Excel).
DACH-Exportformate
DATEV EXTF für Deutschland, BMD NTCS für Österreich, Abacus ASCII für die Schweiz — pro Mandant einstellbar.
AVV im System
DSGVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag direkt im Partnerpanel erstellen, verwalten und archivieren.
Buchhalter-Notizen
Notizen direkt auf Belegen hinterlassen — sichtbar für den Mandanten falls nötig, oder nur intern.
Rückfragen am Beleg
Fragen zu einem Beleg direkt an den Mandanten stellen. Er antwortet in BelegScan — alle offenen Punkte gesammelt in einer Liste.
Belege anfordern & erinnern
Fehlende Monatsbelege bei einem oder allen Mandanten anfordern — auf Wunsch automatisch jeden Monat.
Monatsabschluss & Export-Historie
Abgeschlossene Monate im Blick, nachgereichte Belege sofort erkennen und Sammel-Exporte 30 Tage erneut herunterladen.
Onboarding-Status
Sehen, welche Mandanten sich bereits angemeldet haben und Belege hochladen. Zugangsdaten bei Bedarf erneut versenden.
PARTNERPROGRAMM
Buchhalter-Paket vs. Steuerberater-Paket
Beide nutzen dasselbe Partnersystem — der Unterschied liegt im Workflow.
Steuerberater-Paket
Der Mandant registriert sich selbst und bleibt für seine Belege verantwortlich.
- Mandant wird per Link eingeladen und richtet sich selbst ein
- Mandant lädt Belege selbst hoch
- Steuerberater bekommt Lesezugang und exportiert
- Mandant zahlt eigene Subscription
Buchhalter-Paket
Sie legen Mandanten direkt an und arbeiten in ihrem Namen — der Mandant muss sich nicht selbst einloggen.
69 EUR / Monat
- Unbegrenzte Mandanten
- DATEV EXTF, BMD NTCS, Abacus ASCII Export
- Excel-Export für alle Mandanten
- AVV direkt im System verwaltbar
- Bulk-Export als ZIP
- Mandanten direkt anlegen (kein Einladungsflow)
- Buchhalter-Notizen auf Belegen
- Prioritäts-Support
Ein Preis, unbegrenzte Mandanten. Kein Aufpreis pro Mandant, kein Limit bei Belegmengen. Abrechnung läuft zentral über Ihr Buchhalter-Konto — keine Kreditkarte, jederzeit kündbar.
WORKFLOW
Typischer Buchhalter-Workflow
In drei Schritten vom neuen Mandanten zum fertigen Export.
1
Mandant einrichten
Neuen Mandanten direkt anlegen. Firmenname, E-Mail, Kontenrahmen und Exportformat festlegen. Login-Daten werden automatisch an den Mandanten versendet — optional, falls er selbst hochladen soll.
2
Belege verarbeiten
Belege hochladen — entweder der Mandant selbst oder der Buchhalter direkt. OCR erkennt Betrag, Datum und Händler automatisch. Kategorisierung nach vordefinierten Regeln, eigene Kategorien jederzeit anlegbar.
3
Exportieren
Einzelnen Mandanten exportieren oder alle auf einmal per Bulk-Export als ZIP. Jeder Mandant bekommt seinen eigenen Ordner mit dem konfigurierten Format. Der Export läuft im Hintergrund — Sie werden benachrichtigt, sobald die Datei bereitsteht.
BEISPIEL
So sieht das in der Praxis aus
Ein Mandant, drei Belege und ein Bulk-Export — Schritt für Schritt.
Mandant anlegen
FeldWert
FirmaMuster GmbH
KontenrahmenSKR03
ExportDATEV EXTF
Login-MailVersendet
Beleg-Kategorisierung
BelegKonto
Shell Tankstelle4530 Kraftstoff
Telekom Rechnung4230 Telefon
Bürobedarf Walther4910 Büromaterial
Kontovorschlag — finale Zuordnung beim Import.
bulk_export_Q1_2026.zip
Ordner / DateiFormat
Muster_GmbH/DATEV_EXTF.csvDATEV
Bauer_KG/DATEV_EXTF.csvDATEV
Huber_AT/BMD_NTCS.csvBMD
Ergebnis3 Mandanten exportiert
HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen von Buchhaltern zu BelegScan.
Was ist der Unterschied zum Steuerberater-Paket?
Beim Buchhalter-Paket legt der Buchhalter Mandanten direkt an und arbeitet selbst mit den Daten. Beim Steuerberater-Paket laden sich Mandanten selbst ein, pflegen ihre Belege eigenständig und zahlen separat. Beides nutzt dieselbe Plattform.
Wie fordere ich fehlende Belege bei Mandanten an?
Im Partnerportal wählen Sie einen oder mehrere Mandanten und den gewünschten Zeitraum. Die Mandanten werden per E-Mail informiert und sehen die Anforderung in ihrem Konto. Optional erinnert BelegScan jeden Monat automatisch an die Belege des Vormonats.
Wie klären wir Rückfragen zu einzelnen Belegen?
Direkt am Beleg. Ihr Mandant erhält eine Benachrichtigung und antwortet in BelegScan. Offene und beantwortete Rückfragen sehen Sie gesammelt im Partnerportal.
Wie viele Mandanten kann ich anlegen?
Unbegrenzt. Es gibt kein Limit bei der Mandantenanzahl im Buchhalter-Paket.
Welche Exportformate werden unterstützt?
DATEV EXTF (v700) für Deutschland, BMD NTCS für Österreich, Abacus ASCII für die Schweiz und Excel für alle anderen Fälle. Pro Mandant einstellbar.
Ist ein AVV im Buchhalter-Paket enthalten?
Ja. Der DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsvertrag kann direkt im System für jeden Mandanten erstellt, unterzeichnet und archiviert werden.
Kann der Mandant auch selbst auf seine Daten zugreifen?
Ja. Der Mandant bekommt beim Anlegen optional eigene Login-Daten. Er kann damit seine Belege selbst hochladen — muss es aber nicht. Der Buchhalter kann alles auch selbst erledigen.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf deutschen Servern. Keine Weitergabe an Dritte.
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