v1.2.8 — Belege per E-Mail, E-Rechnung & geführter Einstieg
17. Okt 2026
Neue Wege, Belege ins System zu bringen, und mehr Sicherheit bei der Prüfung
- Belege per E-Mail: Jeder Mandant erhält eine persönliche Beleg-E-Mail-Adresse. Rechnungen einfach weiterleiten oder vom Lieferanten direkt dorthin senden lassen – auch als Anlage weitergeleitete E-Mails aus Outlook, Apple Mail und Thunderbird werden entpackt. Nach der Übernahme erscheint eine Meldung in der Glocke, Absender aus dem eigenen Konto erhalten eine Bestätigung mit dem Ergebnis je Datei.
- E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD): XRechnung-XML (UBL & CII) und ZUGFeRD-/Factur-X-PDFs werden erkannt und formal geprüft. Bei XML-Rechnungen werden die Belegdaten direkt aus der Datei übernommen, ohne Texterkennung. Prüfstatus und Hinweise stehen direkt am Beleg.
- Mehrere Steuersätze auf einem Beleg: Enthält ein Beleg Positionen mit 7 % und 19 % – etwa Lebensmittel und Non-Food oder Speisen und Getränke –, wird je Steuersatz eine eigene Buchungszeile mit eigener Vorsteuer angelegt. Je Steuersatz lässt sich ein eigenes Aufwandskonto hinterlegen.
- Tagesabschlüsse aus der Kasse (Z-Bon): Auf Wunsch erkennt BelegScan Z-Bons und Z-Berichte und bucht sie als Tageseinnahme auf das Kassenkonto, aufgeteilt nach Steuersatz. Zuschaltbar unter Konfiguration → Kontenplan.
- Desktop-App für Windows mit Ordnerüberwachung (Testphase): Die BelegScan Desktop-App überwacht Ordner auf dem PC oder Netzlaufwerk – etwa den Zielordner des Scanners – und lädt neue Belege automatisch hoch, mit Duplikatschutz und automatischer Wiederholung bei Verbindungsproblemen. Download und persönliche API-Token im Benutzermenü unter „Desktop-App & API-Token“.
- Geführter Einstieg: Neue Konten starten mit einer kurzen Einrichtung, einem Beispielbeleg zum Ausprobieren, einer Ergebnis-Karte nach dem ersten Upload und einer Checkliste für die nächsten Schritte. Beispielbelege zählen nicht gegen das Kontingent und lassen sich jederzeit entfernen.
- Kategorie-Sicherheit auf einen Blick: Belege, deren Kategorie nicht eindeutig erkannt wurde, sind mit „Bitte prüfen“ oder „Kurz prüfen“ markiert – mit Begründung im Tooltip und eigenem Filter in der Belegliste.
- Wiederkehrende Belege für alle: Die Erkennung von Abos, Mieten und Dauerrechnungen samt Hinweis auf fehlende Monatsbelege ist aus der Beta-Phase heraus und für alle Konten verfügbar.
- iPhone-Fotos (HEIC): Fotos im HEIC-Format werden direkt verarbeitet, ohne vorherige Umwandlung.
v1.2.7 — Sammelscans automatisch trennen, wiederkehrende Belege & Jahresabo
24. Sep 2026
Weniger Handarbeit bei der Belegerfassung und mehr Überblick über laufende Kosten
- Mehrere Belege in einer Datei: Stapelscans und Fotos mit mehreren Kassenbons werden automatisch erkannt und in einzelne Belege aufgeteilt – jeder mit eigenem Betrag, Datum und Händler. Der Originalscan bleibt unverändert erhalten.
- Wiederkehrende Belege (Beta): Abos, Mieten und Dauerrechnungen werden wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich erkannt. Fehlt ein Beleg, kommt einmal täglich eine Zusammenfassung per E-Mail und in der Benachrichtigungsglocke. Serien lassen sich ignorieren, stummschalten oder direkt in eine Erinnerung umwandeln.
- Rechnungen mit mehreren Kategorien: Enthält eine Rechnung Positionen aus unterschiedlichen Bereichen, wird je Kategorie eine eigene Aufwandszeile gebucht – anteilig nach Positionen aufgeteilt.
- Buchungszeilen immer aktuell: Änderungen an freigegebenen Belegen werden automatisch in die Buchungszeilen übernommen, auch bei der Freigabe mehrerer Belege auf einmal.
- DATEV-Steuerschlüssel anpassbar: BU-Schlüssel je Steuersatz (Vorsteuer, innergemeinschaftlicher Erwerb, Reverse Charge, österreichische Steuersätze) lassen sich in der Konfiguration individuell festlegen – passend zur Einrichtung der Kanzlei.
- Jahresabo mit 2 Monaten gratis: Alle kostenpflichtigen Tarife inklusive Buchhalter-Flatrate gibt es jetzt auch jährlich – 10 Monate zahlen, 12 nutzen.
- Demodaten im Partnerportal: Steuerberater und Buchhalter können zwei Beispiel-Mandanten laden und Rückfragen, Beleg-Anforderungen, Monatsabschluss und Sammel-Export gefahrlos ausprobieren.
- Aufgeräumte Navigation: Rückfragen und Beleg-Anforderungen der Kanzlei in einer eigenen Box oben in der Seitenleiste, persönliche Erinnerungen im Benutzermenü.
v1.2.6 — Partnerportal: Rückfragen, Beleg-Anforderungen & Export-Historie
17. Sep 2026
Weniger E-Mails, weniger Nachfassen: Steuerberater und Buchhalter arbeiten jetzt noch enger mit ihren Mandanten zusammen
- Rückfragen direkt am Beleg: Kanzleien stellen Fragen zu einem konkreten Beleg, der Mandant antwortet mit einem Klick — die gesamte Abstimmung bleibt am richtigen Beleg dokumentiert.
- Fehlende Belege anfordern: Belege für einen Monat oder Zeitraum gezielt bei einem oder mehreren Mandanten anfordern. Mandanten sehen offene Anforderungen direkt in ihrem Konto.
- Automatische Monatserinnerung: Auf Wunsch erinnert BelegScan alle Mandanten jeden Monat an einem festen Tag an die Belege des Vormonats — mit eigenem Text der Kanzlei.
- Sammel-Export ohne Warten: Große Exporte über viele Mandanten laufen im Hintergrund. Sobald die Datei fertig ist, erscheint eine Benachrichtigung.
- Export-Historie: Alle Sammel-Exporte der letzten 30 Tage lassen sich jederzeit erneut herunterladen.
- Monatsabschluss erweitert: Mehrere Monate gesammelt abschließen und automatisch sehen, wenn nach dem Abschluss noch Belege nachgereicht wurden.
- Onboarding-Status je Mandant: Auf einen Blick erkennen, welcher Mandant bereits eingerichtet ist, sich angemeldet hat und Belege hochlädt.
- Schnellguide für Kanzleien: Eigene Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Steuerberater und Buchhalter direkt im Partnerportal.
v1.2.5 — Monatsabschluss für Kanzleien & Export-Feinschliff
14. Sep 2026
Mehr Überblick für Steuerberater und ein paar spürbare Verbesserungen im Beleg-Export
- Monatsabschluss für Kanzleien: Steuerberater sehen jetzt je Mandant und Monat auf einen Blick, was noch offen, bereits exportbereit oder schon abgeschlossen ist — und können einen Zeitraum mit einem Klick als erledigt markieren, statt es sich zu merken.
- Land & Kontenrahmen bleiben gespeichert: Die Auswahl von Land und Kontenrahmen (SKR03/SKR04) in den Einstellungen wird jetzt zuverlässig übernommen und nicht mehr beim nächsten Aufruf zurückgesetzt.
- Aufwandskonto im Standard-Export: Der CSV- und Excel-Export von Belegen kann jetzt optional das zugeordnete Aufwandskonto je Beleg mit ausgeben — praktisch für die manuelle Nachbearbeitung ohne Buchhaltungsformat.
- Feature-Wünsche direkt im Dashboard: Neuer, gut sichtbarer Button für Feature-Wünsche und Abstimmungen direkt neben dem bestehenden Feedback-Button.
v1.2.4 — ADDISON- & BMD-NTCS-Paket-Export für Kanzleien
09. Sep 2026
Zwei neue fertige Importpakete für Steuerberater und Buchhaltungsbüros
- ADDISON-Export: Neues Exportpaket speziell für ADDISON-Kanzleien — Buchungsstapel, Belegbilder und Zuordnungsdatei liegen fertig sortiert in einem ZIP, ohne dass vor dem Import noch etwas verschoben werden muss.
- BMD-NTCS-Paket: Personenkonten und Buchungssätze als fertiges Importpaket für BMD NTCS — inklusive automatisch erstellter Kreditorenstammdaten aus den hinterlegten Lieferanten.
- Sammel-Export für Kanzleien erweitert: Steuerberater können ADDISON und das neue BMD-Paket jetzt auch im Sammelexport über alle Mandanten hinweg nutzen.
- Excel-Übersicht als Beilage: Die zusätzliche Excel-Übersicht lässt sich jetzt bei jedem Exportformat optional zuschalten, nicht mehr nur bei einem einzelnen.
v1.2.3 — Direkte Anbindung an Lexware Office & sevDesk
03. Sep 2026
Belege wandern jetzt automatisch weiter — ganz ohne manuellen Download-Upload-Umweg
- Lexware Office Direktanbindung: Geprüfte Belege werden per Knopfdruck direkt an Lexware Office übermittelt, statt sie erst herunterladen und dort wieder hochladen zu müssen.
- sevDesk Direktanbindung: Belege werden inklusive Buchungskonto direkt als Beleg in sevDesk angelegt — der manuelle Import entfällt.
- Neuer Einstellungsbereich "Cloud-Anbindungen": Zugangsdaten für Lexware Office und sevDesk werden zentral und verschlüsselt hinterlegt, Buchungskonten lassen sich direkt aus dem verbundenen Konto auswählen.
v1.2.2 — Lernende Kategorisierung (Beta) & Stapelverarbeitung-Übersicht
Juli 2026
BelegScan merkt sich Ihre Korrekturen und schlägt Listenansicht für mehr Überblick im Batch-Review
- Lernende Kategorisierung (Beta): Wenn Sie die Kategorie eines Belegs manuell anpassen, merkt sich BelegScan diese Zuordnung pro Händler. Bei künftigen Belegen desselben Händlers wird die gelernte Kategorie automatisch vorgeschlagen – inklusive Kostenstelle und Steuersatz, sofern hinterlegt. Diese Funktion befindet sich aktuell in der Beta-Phase und wird laufend verfeinert.
- Listenansicht im Batch-Review: Zwischen klassischer Rasteransicht und neuer Listenansicht mit Händler, Betrag und Datum auf einen Blick umschaltbar – praktisch bei größeren Belegstapeln.
v1.2.1 — Kreditorenstamm & DATEV-Feinschliff
Juni 2026
Lieferantenverwaltung und präzisere Buchungslogik für Buchführungsbüros und Steuerberater
- Kreditorenstamm: Lieferanten können jetzt zentral mit eigener Kontonummer, Adresse und USt-ID verwaltet werden. Bei der Beleg-Zuordnung wird automatisch die passende Kreditorenkontonummer für den Export verwendet – ideal für Buchführungsbüros mit bestehenden Lieferantenstrukturen.
- Schnellbearbeitung (Quick Edit): Neues Vollbild-Bearbeitungsfenster direkt aus der Belegliste – mit Belegvorschau und allen relevanten Feldern (Betrag, Datum, Kategorie, Rechnungsnummer, MwSt.) auf einen Blick.
- DATEV BEDI-Format korrigiert: Belegbilder im ZIP-Export liegen jetzt korrekt im Hauptverzeichnis, die Verknüpfungsdatei (document.xml) entspricht vollständig dem offiziellen DATEV BEDI-Schema v4.0.
- BU-Schlüssel-Logik präzisiert: Bei Sachkonten ohne automatische Steuerberechnung wird jetzt der korrekte Steuerschlüssel gesetzt (z.B. 19% → Schlüssel 9), bei Automatikkonten bleibt das Feld korrekt leer – für reibungslosen DATEV-Import ohne Nachbearbeitung.
- Filter "noch nicht exportierte Belege": Im Export-Bereich steht ein Filter zur Verfügung, der ausschließlich Belege zeigt, die noch nicht exportiert wurden – ideal für laufende Monatsabschlüsse.
- Rechnungsnummer editierbar: Die Lieferanten-Rechnungsnummer kann jetzt direkt in der Belegansicht und im Bearbeitungsmodal angepasst werden und wird korrekt ins DATEV-Belegfeld 1 übernommen.
- Kategorie-Auswahl verbessert: Eigene Kategorien (Custom Categories) werden jetzt zuverlässig in allen Auswahlfeldern angezeigt, auch ohne Sucheingabe.
- Belegnummern-Stabilität: Die chronologische Belegnummerierung wird nicht mehr unnötig neu berechnet, wenn unabhängige Hintergrundprozesse einen anderen Beleg speichern – Belegnummern bleiben dadurch stabil.
v1.2.0 — Kostenstellen, RZL FIBU & smarter Upload
April 2026
Professionelle Kostenstellen-Verwaltung, individueller Kontenplan und zuverlässigerer Beleg-Upload
- Kostenstellen: Definieren Sie beliebig viele Kostenstellen in den Einstellungen und weisen Sie diese jedem Beleg beim Review zu. Die Kostenstelle wird automatisch in alle Buchungszeilen und Exporte (DATEV, RZL FIBU, Lexware etc.) übernommen.
- Individueller Kontenplan: Hinterlegen Sie in den Einstellungen Ihre eigenen Kontonummern pro Kategorie, Kreditorenkonto und Erlöskonten. BelegScan verwendet diese automatisch für alle Buchungszeilen und Exporte – ohne manuelles Nacharbeiten.
- RZL FIBU Steuerberater-Format: Neues Doppelzeilen-Format für den RZL FIBU Export nach österreichischer Steuerberater-Vorlage – mit Buchungsart 3/4, Kreditor-Gegenbuchung und korrekter Vorsteuer-Trennung.
- Originale Dateinamen im ZIP-Export: Beim Export mit Belegbildern (RZL FIBU + DATEV) tragen die Belegbilder jetzt den originalen Dateinamen – für einfache Zuordnung im Buchführungssystem.
- Duplikatschutz beim Upload: Bereits hochgeladene Belege werden automatisch erkannt und übersprungen. Fehlgeschlagene Belege können jederzeit erneut hochgeladen werden.
- Einnahmen/Ausgaben-Erkennung verbessert: BelegScan erkennt beim Scan automatisch ob es sich um eine Einnahme (Ausgangsrechnung) oder Ausgabe (Eingangsrechnung) handelt. Die Zuordnung kann beim Review manuell angepasst werden.
- Export-Einstellungen gespeichert: Format, Zeitraum und Filter werden nach jedem Export automatisch gespeichert und beim nächsten Export vorbelegt. Neuer Standard-Zeitraum: Letztes Quartal.
- Beleg-Upload verbessert: Bis zu 25 Dateien pro Upload-Vorgang. Die OCR-Verarbeitung erfolgt gestaffelt im Hintergrund – der Upload bleibt stabil auch bei größeren Mengen.
v1.1.0 — Steuerberater-Zugang & DATEV-Verbesserungen
März 2026
Professionelle Buchhaltungsintegration für Deutschland, Österreich und Schweiz
- Temporärer Steuerberater-Zugang: Mandanten können ihrem Steuerberater per Magic Link einen zeitlich begrenzten Lesezugang erteilen – ohne Registrierung, ohne Passwort. Der Steuerberater sieht Buchungszeilen, verifizierte Belege und kann Exporte herunterladen.
- DATEV EXTF-Export korrigiert: Der DATEV-Export entspricht jetzt vollständig der offiziellen EXTF-Spezifikation (Formatversion 12, korrekte Belegdaten im ddmm-Format, BU-Schlüssel für automatische Vorsteuerberechnung). Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen funktioniert ohne manuelle Korrekturen.
- SKR03 & SKR04 Unterstützung: Kontonummern werden automatisch je nach gewähltem Kontenrahmen vergeben. Österreich (RLK/BMD) und Schweiz (Käfer) werden ebenfalls unterstützt.
- Festschreibung nach Übertragung: Exportierte Belege werden automatisch gesperrt – Betrag, Datum, Steuer und Konten lassen sich danach nicht mehr verändern.
- Steuerberater-Partnerzugang: Kanzleien können alle Mandanten zentral verwalten, Bulk-Exporte für DATEV, BMD NTCS (Österreich) und Abacus ASCII (Schweiz) erstellen und per DSGVO-konformem AVV den Datenzugang regeln.
- Duplikat-Schutz verbessert: Manuell wiederhergestellte Belege werden bei der automatischen Duplikaterkennung nicht mehr fälschlicherweise aussortiert.
- Belege sperren & schützen: Nach dem Export gesperrte Belege sind klar markiert und können nur noch mit einer Storno-Buchung korrigiert werden.
v1.0.2 — Verbesserter PDF-Viewer & Schnellere Verarbeitung
05. Feb 2026
Noch einfachere Belegbearbeitung für mehrseitige Rechnungen
- Mehrseitige PDF-Rechnungen anzeigen: Lange Rechnungen und Lieferscheine können jetzt direkt durchgeblättert werden - mit praktischer Suchfunktion für schnelles Auffinden von Beträgen und Artikeln.
- Schnellere Belegverarbeitung: Hochgeladene PDF-Belege werden deutlich schneller analysiert und stehen sofort zur Bearbeitung bereit.
- Optimierte Stapelverarbeitung: PDF-Dokumente und Fotos werden im Batch-Modus perfekt auf ihre jeweilige Art dargestellt.
- Weniger Speicherplatz benötigt: Optimierte Dokumentenverwaltung spart Platz – besonders bei großen Rechnungsarchiven.
v1.0.1 — Stabilität & Internationalisierung
04. Feb 2026
- Papierkorb-Funktion: Gelöschte Belege landen im Papierkorb und können wiederhergestellt werden
- Weltweite Währungen: Automatische Erkennung von 40+ Währungen inkl. UAH, VND, THB mit historischen Wechselkursen
- Löschprotokoll: Gelöschte Belegnummern werden protokolliert, damit Lücken im Nummernkreis nachvollziehbar bleiben
- Datenbank-Stabilität: Behoben - Fehler bei Beleg-Nummerierung unter hoher Last
- Datenbank-Stabilität: Behoben - Inkonsistenzen beim Wiederherstellen archivierter Belege
v1.0.0 — Production Ready
01. Jan 2026
Offizieller Release der stabilen Version 1.0
- Stabile Texterkennung für deutsche Rechnungen und Kassenbons, mit KI-Auswertung und OCR als Rückfallebene
- Datenschutz nach DSGVO mit verschlüsselter Übertragung (HTTPS) und Hosting in der EU
- DATEV-Export Integration für nahtlose Buchhaltungsübernahme
- Multi-Währungs-Support mit automatischer Umrechnung zu aktuellen Wechselkursen
- Stapelverarbeitung großer Belegmengen im Hintergrund
- Smart Kategorisierung mit lernender KI für branchenspezifische Ausgaben