BelegScan ersetzt DATEV nicht. BelegScan schließt die Lücke davor: Beleg erfassen, kategorisieren, auf Dubletten prüfen – bevor er als sauberer EXTF-Buchungsstapel in DATEV landet.
Der Einwand, den wir ständig hören: „Wir haben doch schon DATEV, wozu brauchen wir noch ein Tool?" Berechtigte Frage – die Antwort steht unten, ohne Marketing-Floskeln.
14 Tage kostenlos testenZwei unterschiedliche Arbeitsschritte, kein Ersatzprodukt.
✓ Buchungsstapel importieren, Konten führen, auswerten
✓ EXTF als verbindliches Format für den Buchungsimport
✓ Meldung an die Finanzverwaltung, Jahresabschluss
✓ Eigene Belegerfassung mit Texterkennung (z. B. DATEV Unternehmen Online / „Belege online") – real vorhanden, aber ein eigenes Modul
✕ Wie kommt der Beleg vom Handyfoto oder aus dem Mandanten-Postfach überhaupt rein?
✕ Automatische Zuordnung zu Kategorie und Steuerschema
✕ Erkennen, wenn derselbe Beleg zweimal eingereicht wird
✕ Saubere Übergabe als fertiger EXTF-Stapel inkl. Belegbild-Verknüpfung
Wichtig ist uns die Differenzierung: DATEV ist nicht blind für Belege. Mit „Belege online" bzw. DATEV Unternehmen Online gibt es eine eigene Texterkennung. BelegScan tritt dazu nicht in Konkurrenz, sondern deckt den Kanal davor ab – vor allem dort, wo Mandanten heute noch per Foto, E-Mail oder Sammelordner einliefern.
Der Mandant fotografiert einen Beleg oder schickt ihn per E-Mail an seine persönliche BelegScan-Adresse. Textbasierte PDFs werden direkt ausgelesen, bei Scans und Kassenbons – auch schlecht lesbaren Thermobons – kommt OCR zum Einsatz.
Der Beleg wird automatisch einer Kategorie zugeordnet – etwa Kraftstoff, Bewirtung oder Büromaterial – anhand von Händlername, Produktbeschreibung und Rechnungsdetails. Liegt bereits ein identischer oder sehr ähnlicher Beleg vor, wird das angezeigt statt stillschweigend doppelt gebucht.
Am Ende des Zeitraums steht ein EXTF-Buchungsstapel (Version 700) mit Berater- und Mandantennummer im Header, sauber vorkontiert. Sollen Belegbilder mitgeliefert werden, liegt zusätzlich eine BEDI-Datei bei, über die DATEV die Bilder den Buchungssätzen zuordnet.
Neben datev_buchungen.csv (EXTF v700) liegt bei Bedarf zusätzlich document.xml bei – die BEDI-Datei zur Verknüpfung der Belegbilder mit den Buchungssätzen. Direkt importierbar in DATEV
Der Schritt zwischen Mandanten-Postfach und Buchungsprogramm entfällt. Deutlich weniger manuelles Abtippen von Beträgen und Händlernamen.
Weniger Rückfragen wegen unleserlicher Bons, weniger doppelt erfasste Belege durch die automatische Duplikatprüfung.
Belege kommen bereits kategorisiert und geprüft in der Kanzlei an – als fertiger EXTF-Buchungsstapel statt als Ordner voller Fotos.
Wie stark sich das im Einzelfall auswirkt, hängt von Belegvolumen und bisherigem Prozess ab – pauschale Prozentzahlen versprechen wir hier bewusst nicht.
Antworten rund um BelegScan und DATEV – kompakt zusammengefasst.
Mehr zu den einzelnen Funktionen: Feature-Übersicht · speziell für Kanzleien: BelegScan für Steuerberater · für mehrere Mandanten: BelegScan für Buchhalter
Nein. BelegScan erfasst, kategorisiert und prüft Belege, bevor sie gebucht werden. Die eigentliche Buchhaltung, Auswertung und Meldung an die Finanzverwaltung bleibt bei DATEV.
Als EXTF-Buchungsstapel (Version 700) mit Berater- und Mandantennummer im Header, wahlweise ergänzt um eine BEDI-Datei zur Verknüpfung der Belegbilder mit den Buchungssätzen.
Nein. Der Mandant schickt den Beleg per Foto oder E-Mail, den Rest – Erfassung, Kategorisierung, Export – übernehmen BelegScan und die Kanzlei.
Ja. BelegScan tritt nicht in Konkurrenz zu bestehenden DATEV-Modulen, sondern kann als zusätzlicher Erfassungskanal für Mandanten dienen, deren Belege bisher noch nicht strukturiert einlaufen.
Lade ein paar reale Belege hoch und schau dir das Ergebnis im EXTF-Export an, bevor du entscheidest, ob es sich für deine Kanzlei oder dein Unternehmen lohnt.
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