Warum BelegScan, wenn DATEV bereits im Einsatz ist?
BelegScan ersetzt DATEV nicht. BelegScan schließt die Lücke davor: Beleg erfassen, kategorisieren, auf Dubletten prüfen - bevor er als sauberer EXTF-Buchungsstapel in DATEV landet.
Der Einwand, den wir ständig hören:
„Wir haben doch schon DATEV, wozu brauchen wir noch ein Tool?“
Berechtigte Frage. Die Antwort steht unten - ohne Marketing-Floskeln.
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Was am Ende bei DATEV ankommt
Was DATEV übernimmt - und was davor noch offen ist
Zwei unterschiedliche Arbeitsschritte, kein Ersatzprodukt
DATEV: das Buchhaltungs-Backend
- ✓ Buchungsstapel importieren, Konten führen, auswerten
- ✓ EXTF als verbindliches Format für den Buchungsimport
- ✓ Meldung an die Finanzverwaltung, Jahresabschluss
- ✓ Eigene Belegerfassung mit Texterkennung (z. B. DATEV Unternehmen Online / „Belege online“) - real vorhanden, aber ein eigenes Modul
Vorher oft noch offen
- ✕ Wie kommt der Beleg vom Handyfoto oder aus dem Mandanten-Postfach überhaupt rein?
- ✕ Automatische Zuordnung zu Kategorie und Steuerschema
- ✕ Erkennen, wenn derselbe Beleg zweimal eingereicht wird
- ✕ Saubere Übergabe als fertiger EXTF-Stapel inkl. Belegbild-Verknüpfung
Wie BelegScan die Lücke vor DATEV schließt
Beleg kommt rein
Der Mandant fotografiert einen Beleg oder schickt ihn per E-Mail an seine persönliche BelegScan-Adresse. Textbasierte PDFs werden direkt ausgelesen, bei Scans und Kassenbons - auch schlecht lesbaren Thermobons - kommt OCR zum Einsatz.
Kategorisieren und auf Dubletten prüfen
Der Beleg wird automatisch einer Kategorie zugeordnet - etwa Kraftstoff, Bewirtung oder Büromaterial - anhand von Händlername, Produktbeschreibung und Rechnungsdetails. Liegt bereits ein identischer oder sehr ähnlicher Beleg vor, wird das angezeigt statt stillschweigend doppelt gebucht.
Als EXTF + BEDI exportieren
Am Ende des Zeitraums steht ein EXTF-Buchungsstapel (Version 700) mit Berater- und Mandantennummer im Header, sauber vorkontiert. Sollen Belegbilder mitgeliefert werden, liegt zusätzlich eine BEDI-Datei bei, über die DATEV die Bilder den Buchungssätzen zuordnet.
Was sich dadurch konkret ändert
Zeit
Der Schritt zwischen Mandanten-Postfach und Buchungsprogramm entfällt. Deutlich weniger manuelles Abtippen von Beträgen und Händlernamen.
Fehlerquote
Weniger Rückfragen wegen unleserlicher Bons, weniger doppelt erfasste Belege durch die automatische Duplikatprüfung.
Übergabequalität
Belege kommen bereits kategorisiert und geprüft in der Kanzlei an - als fertiger EXTF-Buchungsstapel statt als Ordner voller Fotos.
Wie stark sich das im Einzelfall auswirkt, hängt von Belegvolumen und bisherigem Prozess ab - pauschale Prozentzahlen versprechen wir hier bewusst nicht.
Häufige Fragen
Ersetzt BelegScan DATEV?
Nein. BelegScan erfasst, kategorisiert und prüft Belege, bevor sie gebucht werden. Die eigentliche Buchhaltung, Auswertung und Meldung an die Finanzverwaltung bleibt bei DATEV.
In welchem Format übergibt BelegScan die Daten an DATEV?
Als EXTF-Buchungsstapel (Version 700) mit Berater- und Mandantennummer im Header, wahlweise ergänzt um eine BEDI-Datei zur Verknüpfung der Belegbilder mit den Buchungssätzen.
Muss unser Mandant DATEV kennen oder bedienen?
Nein. Der Mandant schickt den Beleg per Foto oder E-Mail, den Rest - Erfassung, Kategorisierung, Export - übernehmen BelegScan und die Kanzlei.
Funktioniert das auch, wenn wir DATEV Unternehmen Online bereits nutzen?
Ja. BelegScan tritt nicht in Konkurrenz zu bestehenden DATEV-Modulen, sondern kann als zusätzlicher Erfassungskanal für Mandanten dienen, deren Belege bisher noch nicht strukturiert einlaufen.
Mehr zu den einzelnen Funktionen: Feature-Übersicht · speziell für Kanzleien: BelegScan für Steuerberater · für mehrere Mandanten: BelegScan für Buchhalter
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